Nieotrzymane faktury
Z tego procesu należy skorzystać, aby wygenerować automatyczne księgowanie nieotrzymanych faktur na podstawie niezafakturowanych przyjęć od dostawców.
Funkcja nieotrzymanych faktur uruchamiana jest na koniec miesiąca i umożliwia zarządzanie okresowymi, nieotrzymanymi fakturami. Jeśli przyjęcia zostało zaksięgowane na koniec miesiąca N, a nie zostało cały czas zafakturowane dla miesiąca N+1, na koniec miesiąca N+1 zostanie wygenerowana nowa, nieotrzymana faktura dla tego przyjęcia. Przetwarzanie to uwzględnia przyjęcia niezaksięgowane (nie będące przedmiotem nieotrzymanej faktury) i niezafakturowane, bądź przyjęcia zaksięgowane i niezafakturowane, których data storna powiązanej, nieotrzymanej faktury jest wcześniejsza niż data nowego wygenerowania.
Uwagi:
- Zatwierdzone zwroty do dostawców (i nieoczekujące na faktury korygujące) są uwzględniane i odejmowane od danych przyjęć, jeśli data zwrotu zawiera się w okresie księgowania.
- Nieotrzymane faktury wygenerowane na podstawie niezafakturowanych przyjęć pochodzących z zamówień nie uwzględniają ewentualnych stopek zamówienia.
- Podczas przetwarzania nieotrzymanych faktur, używany jest system podatkowy zamówienia, jeśli przyjęcie wynika z zamówienia. W przeciwnym razie używany jest system podatkowy dostawcy.
- Jeśli system VAT to UE, kwota podatku jest obliczana, ale nie jest dodawana do kwoty brutto.
W zależności od ustawień automatu księgowego PTH, istnieje możliwość wygenerowania nieotrzymanej faktury korygującej dla przyjęcia lub dla Firmy, Lokalizacji, Dostawcy oraz Waluty. Zależy to od opcji Grupowanie wybranej w nagłówku automatu księgowego:
- 1 dokument dla każdej pozycji: umożliwia wygenerowanie nieotrzymanej faktury dla każdego przyjęcia
- Dokument zbiorczy: umożliwia wygenerowanie nieotrzymanej faktury dla Firmy, Lokalizacji, Dostawcy oraz Waluty.
Z aplikacją dostarczane są dwa automaty księgowe.
- Automat generujący nieotrzymane faktury z podatkami (PHT).
- Drugi automat generujący nieotrzymane faktury bez podatków (PHT1).
Proces generowania nieotrzymanych faktur opiera się o dokument wskazany na poziomie parametru GAUPTH – Nieotrzymane dokumenty faktur (rozdział ACH, grupa INV). Jeśli wartość parametru nie została uzupełniona używany jest automat księgujący PTH.
Reguły tworzenia nieotrzymanych faktur
W ramach zamknięcia budżetu, przetwarzanie nieotrzymanych faktur końca roku obrotowego może zostać wykonane przed lub po dokonaniu przeniesienia niezamkniętych wniosków zakupowych oraz zamówień, ale przed przeniesieniem budżetów wieloletnich.
Niezafakturowane przyjęcie nie obniża zobowiązania.
Tworzenie nieotrzymanych faktur oznacza, że pula środków, budżet i zatwierdzona pozycja pierwotnej puli środków zamówienia oraz przyjęcia muszą istnieć dla nowego roku obrotowego.
Dla wieloletnich pul środków
Pula środków i budżet muszą istnieć obowiązkowo, a budżet musi zawierać „Zatwierdzoną” pozycję budżetu o tych samych cechach, co źródłowa pozycja budżetu zamówienia. W przeciwnym razie następuje odmowa utworzenia nieotrzymanej faktury, która sygnalizowana jest w logu.
Dla jednorocznych pul środków
Pula środków nie może istnieć. Pula środków może istnieć wyłącznie, jeśli została utworzona przez odnowienie lub przez przeniesienie niezamkniętych zobowiązań (jeśli zostały one stwierdzone przed przetworzeniem nieotrzymanych faktur).
- Jeśli pula środków nie istnieje dla nowego roku obrotowego, utworzenie nieotrzymanej faktury jest niemożliwe. Blokada ta sygnalizowana jest użytkownikowi za pomocą komunikatu „Pula środków poza terminem ważności i nieodnowiona”.
- Jeśli pula środków została utworzona przez wznowienie lub przeniesienie, przetwarzanie tworzenia nieotrzymanych faktur wyszuka kod nowej puli środków, następnie w tej puli istnienie budżetu, następnie pozycji budżetu o statusie „zatwierdzona” odpowiadającej pierwotnej pozycji budżetu. Jeśli istnieją wszystkie elementy, można wygenerować nieotrzymaną fakturę. W przeciwnym razie, nie można utworzyć, a komunikat podający powód odmowy umieszczany jest w logu.
Utworzenie przed przeniesieniem pozycji zakupu
Jeśli nieotrzymane faktury są tworzone przed przeniesieniem niezamkniętych pozycji zakupu, przetwarzanie nieotrzymanych faktur odbywa się:
- Dla roku obrotowego stwierdzenia, tworzenie wydatku w kwocie nieotrzymanej faktury,
- Dla roku obrotowego stwierdzenia, tworzenie zwolnienia zobowiązania w kwocie nieotrzymanej faktury.
Utworzenie po przeniesieniu pozycji zakupu
Jeśli nieotrzymane faktury są tworzone po przeniesieniu niezamkniętych pozycji zakupu, przeniesienie to dokonało wszystkich zwolnień zobowiązań pozycji zamówienia (przyjęta + nieprzyjęta), a tworzenie nieotrzymanej faktury w takim przypadku dokonuje się:
- Dla roku obrotowego stwierdzenia, tworzenie wydatku w kwocie nieotrzymanej faktury,
- Dla następnego roku obrotowego, tworzenie zwolnienia zobowiązania w kwocie nieotrzymanej faktury.
Storno nieotrzymanych faktur
Niezależnie od tego, czy tworzenie zostało dokonane przed lub po przeniesieniu niezamkniętych pozycji zakupu, storno nieotrzymanej faktury dla następnego roku obrotowego dokonuje:
- Anulowania wydatku,
- Utworzenia pozycji zobowiązania.
Przetwarzanie nieotrzymanych faktur zostało zmodyfikowane w taki sposób, aby aktualizacje dokonane dla następnego roku obrotowego (storno wydatków dotyczących nieotrzymanej faktury i tworzenie pozycji zobowiązania) dokonywało się dla zobowiązania zamówienia, mając wpływ na roczne pule środków kodu nowej puli środków przeniesione do wznowienia dla nowego roku obrotowego.
Zarządzanie ekranem
Do wygenerowania nieotrzymanych faktur konieczny jest tylko jeden ekran. Umożliwia uzupełnienie kryteriów dotyczących przyjęć do przetworzenia oraz wskazanie oczekiwanego trybu generowania księgowego.
Status dowodu na ekranie uruchamiania to obowiązkowo „Ostateczny”, jeśli wybrana kategoria dokumentu to „Rzeczywista”, a firma to:
- firmą legislacji francuskiej (wartość parametru FRADGI – Przepisy DGI nr 13L-1-06 (Francja) (rozdział TC, grupa CPT) to „Tak”, nie podlega zmianie),
- bądź firma niefrancuska stosująca francuskie zasady zgodności z Przepisami DGI nr 13L-1-06 (wartość parametru FRADGI – Przepisy DGI nr 13L-1-06 (Francja) to „Tak” i podlega zmianom).
Karta Ekran wpisów
Prezentacja
Większość pól na tym ekranie jest nieobowiązkowa.
Kryteria
Wybór przyjęć od dostawców odbywa się w oparciu o kilka kryteriów:
- Firma, której wysyłka dotyczy. Jeśli pole Wszystkie firmy jest zaznaczone to kod firmy nie jest dostępny, a proces zostanie wykonany dla wszystkich firm folderu.
- Lokalizacja, której wysyłka dotyczy. Jeśli pole Wszystkie lokalizacje jest zaznaczone to kod lokalizacji nie jest dostępny, a przetworzenie zostanie wykonane dla wszystkich uzupełnionych wcześniej lokalizacji firmy. Informacje te nie są dostępne, jeśli pole Wszystkie firmy zostało wcześniej zaznaczone.
- Jeden lub wielu dostawców (zakresy).
- Data maksymalna wyboru przyjęć.
Generowanie
Typ generowania
Na poziomie samego przetwarzania należy wskazać, czy dokument zostanie wygenerowany:
- W rzeczywistości: Rzeczywisty dokument księgowy jest dokumentem, który można zawsze przeglądać i edytować (księga główna, saldo itp.). Jeśli wybór ten jest utrzymany, można zadecydować, czy dokument rzeczywisty ma status tymczasowy czy ostateczny. Przyjęcie przetworzona przez dokument rzeczywisty uznawane jest za zaksięgowane. Można ją uwzględnić ponownie wyłącznie od daty stwierdzenia dla niej storna. W takim przypadku, dokument storna nieotrzymanej faktury zostanie automatycznie wygenerowany dla daty storna.
Jeśli przetwarzane przyjęcie wynika z zamówienia, a zarządzanie zobowiązaniami jest aktywne, zobowiązanie zostanie wykonane dla daty nieotrzymanej faktury dla przetwarzanych pozycji, a zwolnienie zobowiązania zostanie dokonane dla daty storna nieotrzymanej faktury. - Symulacja aktywna lub symulacja nieaktywna: Dokument w symulacji, po jego aktywacji, jest również zintegrowany na ekranach przeglądania oraz w wydrukach księgowych. Dokument symulacji może zostać przetworzony w dokument rzeczywisty bądź dezaktywowany, aby stać się dokumentem w symulacji nieaktywnej (tzn. dokumentem ukrytym, niewidocznym w trybie edycji bądź przeglądania). Uwaga, aby zapewnić spójność nie należy przekształcać dokumentu w symulacji wystawionego na podstawie przyjęcia w dokument rzeczywisty, ponieważ nie ma pewności utworzenia połączenia. Przyjęcie przetworzone przez dokument w symulacji nie jest uznawane za zaksięgowane.
Istnieje możliwość wygenerowania za pierwszym razem dokumentu w trybie symulacji, a następnie, po jego sprawdzeniu, ponownego wygenerowania w trybie rzeczywistym. W takim przypadku, dokument w symulacji jest automatycznie usuwany i zastępowany przez dokument rzeczywisty, który w takim przypadku uwzględnia nowe niezafakturowane przyjęcia.
Status dowodów
Te pola wyboru są dostępne wyłącznie, jeśli tryb generowania jest rzeczywisty.
Obowiązkowy status dowodów na ekranie rozpoczęcia przetwarzania to „Ostateczny” dla firmy, która wybrała kategorię dokumentów Rzeczywisty” i mogąca być:
- firmą legislacji francuskiej (wartość parametru FRADGI – Przepisy DGI nr 13L-1-06 (Francja) (rozdział TC, grupa CPT) to „Tak”, nie podlega zmianie),
- bądź firmą niefrancuską stosującą francuskie zasady zgodności z Przepisami DGI nr 13L-1-06 (wartość parametru FRADGI – Przepisy DGI nr 13L-1-06 (Francja) to „Tak” i podlega zmianom).
Dokument ostateczny nie może być zmieniony lub usunięty. Dostępne pozostają wyłącznie wpisy analityczne.
Artykuły do przetworzenia
Te pola wyboru umożliwiają uwzględnienie tylko niektórych pozycji przyjęć w wyborze, albo artykułów zarządzanych w zapasach, albo artykułów niezarządzanych zapasach, bądź wszystkich artykułów, a więc i wszystkich pozycji przyjęć (wartość domyślna).
Rodzaj dokumentu
Jest to typ dokumentu księgowego, który zostanie użyty do wygenerowania nieotrzymanych faktur i ich storn. Typ dokumentu jest inicjalizowany przez typ dokumentu uzupełniony w automacie księgowym PTH, jeśli tryb generowania jest rzeczywisty. Jeśli jest to symulacja, typ użytego dokumentu wynikał będzie z parametru TYPACC – Typ dokumentu symulacji (dla wartości Folder).
Dziennik
Należy wskazać, w którym z dzienników dokument ten zostanie zapisany (z zastrzeżeniem, że dotyczy to tylko typów dokumentów akceptowanych przez dany dziennik). Domyślnie, dla generowania w symulacji, dokument zostanie zapisany w dzienniku powiązanym z tym typem dokumentu. Jeśli generowanie odbywa się w trybie rzeczywistym, użyty zostanie dziennik zapisany we PTH automacie księgowym lub, jeśli nie został podany, w dzienniku powiązanym z tym typem dokumentu.
Data dokumentu i data storna
Należy wskazać datę dokumentu wygenerowanej, nieotrzymanej faktury, jak również datę dokumentu jej storna (jeśli wybrany typ generowania jest wyłącznie w trybie „Rzeczywistym”). Domyślnie proponowana data storna to pierwszy dzień następnego okresu księgowego. W klasycznym schemacie użycia, nieotrzymane faktury są generowane na koniec miesiąca i stornowane na początku następnego miesiąca tak, aby na koniec miesiąca mieć wgląd w jeszcze niezafakturowane przyjęcia.
Należy zauważyć, że przetwarzanie nieotrzymanych faktur generuje dwa dokumenty w trybie „Rzeczywistym” – nieotrzymana faktura i jej storno. Jeśli na poziomie zamówień istnieje śledzenie zobowiązań (z odniesieniem do przetwarzanych przyjęć), są one stornowane zgodnie z datą nieotrzymanej faktury oraz generowane dla daty storna tak, aby dla każdego okresu księgowego mieć zbilansowaną sytuację budżetową.
Log
Należy zaznaczyć pole Log, aby po zakończeniu przetwarzania otrzymać podsumowanie wszystkich wygenerowanych dokumentów wg Firmy, Lokalizacji oraz Dostawcy (nieotrzymane faktury, storna nieotrzymanych faktur, dokumenty storn zobowiązań), jak również różne sumy netto bądź brutto wg Firmy i Lokalizacji z waloryzacją każdej przetworzonej pozycji przyjęcia.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Kryteria
|
|
| Należy wprowadzić firmę na potrzeby raportu. |
|
|
|
|
| Należy wskazać lokalizację, dla której ma zostać wykonane przetworzenie. |
| Początkowy dostawca pozwalający na wybór rekordów do przetworzenia. |
| Dostawca końcowy umożliwiający wybór rekordów do przetworzenia. |
| Górna wartość zakresu dat wpłat, do której zostały zaznaczone rekordy. |
Generowanie
| Kategoria konfigurowana jest w typie dziennika. Wprowadzony: Symulacja aktywna/ Symulacja nieaktywna: |
| W przypadku generowania rzeczywistego, status zapisu może być następujący:
Wymagany status zapisu księgowego to ostateczny, kiedy wnioskowany typ generowania to rzeczywiste, a firma odpowiada następującym kryteriom:
W statusie tymczasowym, dokument podlega zmianom dla większości informacji, które zawiera. Opcje modyfikacji mogą się różnić w zależności od:
|
| Wybierz artykuły do przetworzenia:
|
| Każdy wprowadzony zapis księgowy pozwiązywany jest z typem danych. Typ zapisu odpowiada rodzajowi wprowadzonego zapisu: faktura klienta, inne operacje, rozliczenie itp. Te dane dostarczają reguły zarządzania dotyczącymi VAT, monitami itp. Jest to jeden z kluczowych elementów wprowadzania zapisu księgowego. W zależności od ustawień typu zapisu, można umożliwić lub zapobiec propagacji do ksiąg ręcznych.
|
| Wprowadź kod dziennika (1 do 5 znaków alfanumerycznych). |
| Ta data odpowiada dacie wygenerowanych dowodów księgowych. Musi przynależeć do roku obrotowego lub okresu, które są otwarte dla wszystkich typów ksiąg. |
| Ta data odpowiada dacie strona w księgowaniu wygenerowanych zapisów w dzienniku. Musi ona należeć do roku obrotowego i okresu, które są nierozliczone. |
| To pole wyboru należy zaznaczyć, aby wygenerować log po wykonaniu procesu. |
Zamknij
Zadanie przetwarzania w tle
Tę funkcję można wykonać w trybie wsadowym,. W tym celu przewidziano FUNPTH zadanie standardowe.
Przyciski określone
Tę operację należy kliknąć, aby zapisać bieżące ustawienia w kodzie Zapamiętaj i skorzystać z nich później. Zapis jest powiązany z profilem użytkownika, a nie z funkcją czy ekranem.
|
Tę opcję należy kliknąć, aby uzupełnić kod Zapamiętaj w celu załadowania ustawień powiązanych z kodem. |
Tę operację należy kliknąć, aby usunąć kod Zapamiętaj. |
Komunikaty o błędzie
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Ta lokalizacja nie jest magazynem
Ten komunikat wyświetla się, jeśli wprowadzono lokalizację innego typu niż magazyn.
Typ dokumentu księgowania niedozwolony w operacji rzeczywistej
Ten komunikat wyświetla się, jeśli wybrany typ dokumentu nie jest dokumentem rzeczywistym, a przetwarzanie wygeneruje dokumenty rzeczywiste.
Typ dokumentu księgowania niedozwolony w symulacji
Ten komunikat wyświetla się, jeśli wybrany typ dokumentu nie jest dokumentem rzeczywistym, a przetwarzanie wygeneruje dokumenty w symulacji.
Nieautoryzowany dziennik w wybranym typie dokumentów księgowania
Wybrany uprzednio typ dokumentu nie dopuszcza tego dziennika.
kom(00195,00107,1)
Jeśli przetwarzanie zostało rozpoczęte dla firmy, a firma ta pracuje zgodnie z Przepisami DGI nr 13L-1-06 (Francja) (tzn. wartość parametru FRADGI – Przepisy DGI nr 13L-1-06 (Francja) (rozdział TC, grupa CPT) to „Tak”), dokumenty rzeczywiste wygenerowane przez przetwarzanie będą miały status „Ostateczne”.
kom(00196,00107,1)
Jeśli przetwarzanie zostało rozpoczęte dla wszystkich firm lub grupy firm, a przynajmniej jedna firma pracuje zgodnie z Przepisami DGI nr 13L-1-06 (Francja) (tzn. wartość parametru FRADGI – Przepisy DGI nr 13L-1-06 (Francja) (rozdział TC, grupa CPT) to „Tak”), dokumenty rzeczywiste wygenerowane przez przetwarzanie będą miały status „Ostateczne”.